Nói chung, các nước đón khách đến thăm chính thức, thăm làm việc đều có c hoặc làm việc giữa hai đoàn. Đối với Vua hoặc Nữ hoàng hay thành viên Hoàng gia thường không hội đàm hoặc không tham gia hội đàm, trừ phi người đó đồng thời kiêm hành pháp. Sau đây là một số vấn đề cần chú ý khi tổ chức một cuộc hội đàm với khách.
Thành phần hội đàm: Về cơ bản, thành phần hội đàm hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Nếu cần thiết, nước chủ nhà có thể cử thêm thành phần tham gia hội đàm để đạt được yêu cầu nêu trên.
Cách sắp xếp bàn và vị trí ngồi: Bàn hội đàm hoặc làm việc giữa hai đoàn được xếp theo kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục. Về vị trí ngồi, phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, không xếp xen kẽ giữa chủ và khách như chiêu đãi mà xếp mỗi Đoàn ngồi một bên. Người chủ trì (Trưởng đoàn) của mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết. Một số nước xếp phiên dịch ngồi bên phải Trưởng đoàn; như vậy, trật tự phải trái được đảo lại. Trên bàn hội đàm phải đặt thiếp ghi tên để các đại biểu vào ngồi đúng vị trí.
Ảnh minh họa: Chủ tịch nước Trương Tấn Sang hội đàm với Thủ tướng Nhật Bản Shinzo Abe,
tại Văn phòng Thủ tướng, ngày 18-3.
Cách sử dụng cờ: Nhiều nước có quy định chỉ đặt cờ hai nước trong hội đàm và thăm làm việc đối với Trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng, Chủ nhiệm các ủy ban của Quốc hội trở lên; một số nước mở rộng đến Chủ tịch chính quyền, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, thành phố. Nước ta chưa có quy định về vấn đề này nhưng có thể áp dụng thông lệ trên. Cờ nhỏ (gọi là cờ hội đàm) đặt trước mặt Trưởng đoàn. Cờ to của hai nước cũng có thể được dựng ở phía đầu bàn bên trong, sát phông; nếu nhìn từ ngoài vào thì cờ chủ nhà bên phải, cờ khách bên trái và chỗ ngồi của mỗi bên theo vị trí cờ. Đại diện các Công ty khi làm việc đối ngoại không cắm Quốc kỳ mà có thể dùng cờ biểu trưng của Công ty chủ và khách.
Phóng viên: Trong các cuộc hội đàm, làm việc, Ban tổ chức nên tạo điều kiện thuận lợi cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.
Phục vụ: Nói chung, trên bàn hội đàm và làm việc thường để sẵn nước suối hoặc nước trái cây. Có thể phục vụ trà, cà phê lúc ban đầu; không sử dụng cốc thuỷ tinh để rót nước trà kể cả trà đen, mà phải dùng cốc bằng sứ. Ngày nay, không thấy nước nào để thuốc lá khi hội đàm, làm việc hoặc tiếp khách. Sau khi phục vụ lúc ban đầu, người phục vụ cần sớm rút ra ngoài để phòng làm việc được tập trung, yên tĩnh. Người phục vụ chỉ vào khi cần thiết hoặc được yêu cầu phục vụ. Trong khi hội đàm, làm việc nên tránh đi ra, đi vào nhiều, ảnh hưởng đến không khí cuộc họp.
